Evernote③

Evernoteは多機能なクラウドツールです。

とはいえ、すべての機能を使いこなす必要はありません。

今回は私のEvernoteの整理法をまとめてみました。

　

ノート

使い方

Evernoteは一般に「メモアプリ」と言われます。

しかし、Evernoteのノートにはメモを書く以外にもExcelやPDFも貼り付けることができます。

Evernoteの最小単位が「ノート」です。

メモだけでなく、関連するExcelやPDFも一緒に保存することでひとつのノートが「フォルダ」のような役割も果たすことができます。

これが私のEvernoteの使い方の特徴です。

　

具体例

例えば、毎月のお客様の訪問時に作成するノートはこんな感じです。

まずは、訪問時のチェックリスト。

そして、会話メモ。

次に、予実管理のExcel、PowerPoint、PDFの各ファイル。

さらに、会計データのバックアップ。

とにかく、全てをEvernoteの突っ込みます。

Excelなどもダブルクリックで開くことができるので、編集もスムーズです。

このようにひとつのノートにすべてをつっこむと、一覧性があり、訪問時の限られた時間でも漏れを防げます。

これを毎月の訪問ごとに作成します。

そして、「月次」のノートブックにどんどん入れます。

「ノート」の入れ物が「ノートブック」です。

これで月次決算の情報を集約できます。

　

ノートブック

月次のノートをどんどん入れたノートブック。

私は作成日順の新しい順に並べるようにしています。

更新日順だと、触るたびに順番が変わってしまいますので。

また、作成日は「ノートの詳細」でいじることができます。

例えば月次ノートを前月分を複製したとします。

そのままだと作成日は複製元のものなので、1か月後の日付に変えます。

そうすると、新しいノートが上から順番にならぶ、というわけです。

　

スタック

例えば、あるお客様の月次、決算などのノートブックがあります。

これらを束ねてお客様ごとのスタックを作ります。

「ノートブック」の入れ物が「スタック」です。

スタック > ノートブック > ノートの3階層に収まるようになんとかするようにしています。

　

タグ

以前書いたように、私はタグはあまり使いません。

使うのはノートブックの中をさらに分けたい時。

ノートブックを横断してタグを付けることもできますし、むしろ、横断的に使えるのがタグの利点でもあります。

しかし、タグを付け忘れることが多かったりで、結局、検索時にも使えませんでした。

タグを付け忘れるなら使わないか、付け忘れても問題ない使い方をしよう。

上の例で言うと、ノートに「中国会」タグを付け忘れても、「税理士会」のノートブックには入っているので、まあまあ整理できている状態にはなります。

あとで気になればタグをつける。

これくらいのゆるい基準が私には合っています。

　

まとめ

Evernoteのインストラクターになるわけではないですから。

自分が便利に使えること、それが一番大事。

実際に使って、必要な情報がすぐに引き出せるかどうか。

手間がかかりすぎないか。

できるだけシンプルに。

そんな意識でEvernoteの整理をしています。